Managementassistent

Gemeente Gouda is op zoek naar een Managementassistent voor 28 uur per week. Heb jij MBO werk- en denkniveau en een klantgerichte en collegiale instelling? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

Wat ga je doen?

Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van o.a. het afdelingshoofd Werk en Participatie, projectleiders en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

En verder:

• Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers;
• Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;
• Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;
• Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen binnen de afdeling;
• Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
• Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten;
• Je bent onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
• Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd;
• Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen en
• Zo nodig vervang je je collega’s bij een van de andere afdelingssecretariaten.

Wat vragen wij?

• MBO werk- en denkniveau;
• Één tot twee jaar relevante werkervaring;
• Een klantgerichte en collegiale instelling;
• Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken;
• Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht.

Overige: voor deze functie is het nodig dat je in ieder geval op de donderdagen kunt komen werken.

Met wie heb je allemaal contact en hoe:

• Interne contacten: met directieleden, afdelingshoofden en medewerkers;
• Externe contacten: representatieve contacten met bezoekers, bellers etc.

De contacten zijn informerend en afstemmend van aard en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen en prioriteiten van de afdeling. Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend

Wat bieden wij?

Werk met hart en ambitie
Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart. Gemiddeld waarderen de circa 500 medewerkers van de gemeente Gouda hun baan met een 7,6; een rapportcijfer om trots op te zijn!  Kijk voor meer informatie op http://www.werkenvoorgouda.nl/.

Salaris en aanstelling
Het betreft een vaste functie voor 28 uur per week, waarbij altijd eerst met een tijdelijk contract voor een jaar gestart wordt (tijdelijke bepaalde tijd). Het beoogde salarisniveau is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt  maximaal € 2.875,- bruto per maand, zijnde schaal 6, dit is het functionele niveau van de functie. (salaristabel 1-7-2020)

De exacte inschaling is afhankelijk van je ervaring.

We hebben een ruim aanbod aan secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder oa. een individueel keuzebudet (IKB) van 17,05% van het jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en in te zetten voor verschillende doelen waaronder extra salaris of verlof en bieden we ruim ontwikkelingsmogelijkheden.

Onze nieuwe collega kan per 1 september bij ons aan de slag!

De organisatie
De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.­ De functie valt onder de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Hoewel de functie binnen deze afdeling valt, worden de werkzaamheden van deze vacature voor andere afdelingen uitgevoerd.

Binnen de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning vormen de afdelingssecretaresses samen een secretaressepool, die verdeeld is over drie blokken.

Enthousiast?
Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan  meteen online, dit kan  tot en met maandag 1 juni 2020. De gesprekken worden vervolgens in de 2e en 3e week van juni ingepland. 

Wervingsprocedure
Binnen vier weken na de sluitingstermijn van de vacature ontvang je van ons een reactie op jouw sollicitatie. De selectiecommissie begint na de sluitingsdatum aan de briefselectie en benadert de kandidaten voor een gesprek. Daarna wordt er weer een selectie gemaakt en vindt het tweede  gesprek plaats. Mocht er een positieve uitslag zijn na het tweede  gesprek en is een eventueel onderzoek naar referenties positief, dan is er nog een afrondend gesprek.

Deze vacature is intern en extern opengesteld voor belangstellenden.